La metodología ágil Kanban: Como puedes ser eficiente en tu viaje de transformación digital

En un mundo cambiante y de cara a responder a las exigencias de los mercados, debemos garantizar que nuestra gestión de proyectos, desarrollo de nuevos productos y servicios sean agiles, por esto cada vez más empresas le apuestan a técnicas de gestión ágil, una de ellas es la metodología ágil Kanban.

La palabra Kanban es japonesa y puede traducirse como tarjeta o registro visual originalmente este sistema se crea por Toyota para sus plantas de producción de automóviles en los años 50 como un plan de mejora para sus líneas de producción, reduciendo el stock de materias primas en fabrica y automatizando la reposición de la misma justo cuando surgía la necesidad de compra.

Kanban Just In Time y Lean Management fueron los pilares del exitoso método TPS (Toyota Production System).

Kanban es un método sencillo de aplicar, fácil de asumir por los equipos de trabajo, es un método visual que permite a primera vista conocer el estado de los proyectos, asignar nuevas tareas y hacer seguimiento permanente de manera muy efectiva

Podemos definir Kanban como un método de visualización empleado para gestionar un proyecto, implementarlo nos permite mejorar continuamente le proceso basado en flujos de trabajo visualizados en un tablero, permitiendo que cuando una tarea es retirada de un lugar de espera, el sistema Kanban envía una señal a al inicio del proyecto o administrador de tareas para para que dé inicio a una tarea nueva, de esta forma es la demanda de tareas la que guía el desarrollo del proyecto

Es fácil implementarlo, tenemos que contar con un tablero visible y con acceso a cada uno de los miembros del equipo, se definirán columnas, en las cuales se identificara el estado de las tareas, el número de columnas debe ser el número necesario de estado que requiera una tarea para ir desde el inicio hasta su finalización, de esta forma se puede identificar el estado en tiempo real de cada proyecto.

Esta metodología divide el trabajo en diferentes partes por lo tanto no hace énfasis en la tarea, sino en agilizar el proceso de producción al dividirla en diferentes pasos, las tarjetas se asignan a la columna que correspondan y en ella se incluye la información necesaria para que el equipo conozca la tarea, el objetivo, indicadores o cualquier tipo de información relevante permitiendo la visualización de trabajo por todos los miembros del equipo, permitiendo definir prioridades.

El flujo de las tareas se define bajo el principio Stop starting, start finishing, el trabajo en curso, identificado en cada una de las columnas o fases debe ser limitado y no superar un número

determinado de tareas, así se restringe el trabajo en curso y solo cuando as tareas estén por debajo del límite pueden ingresar nuevas tareas al tablero.

Kanban es definido por una serie de principios:

  • Un solo vistazo, Kanban permite la visualización de las tareas con un solo vistazo, todos los miembros del equipo pueden identificar sus tareas, el estado e información relevante para la continuidad del proceso.
  • Orientado al logro, es un sistema que permite mejorar el desarrollo de los proyectos con base en los objetivos que se pretenden.
  • Justo a tiempo, esta metodología permite desarrollar el trabajo justo según su importancia y urgencia con alta calidad de entrega, al no premiar la rapidez sino la calidad de entrega, para esto es necesario limpiar el proyecto de tareas innecesarias.
  • Efectividad, no solo permite administrar las tareas en cada momento, sino que permite priorizar y reaccionar ante tareas inesperadas.

Kanban presenta una serie de ventajas en su implementación:

  • Es eficaz, minimiza los tiempos de desarrollo de las tareas siendo al mismo tiempo flexible ya que todos conocen sus tareas y el estado de las mismas.
  • Facilita la administración de los recursos ya que evita la sobreproducción y la limitación de los recursos.
  • Mejora la planificación y administración del proyecto, minimizando los tiempos, aumentando la rotación de tareas y minimizando los reprocesos. Además, permite optimizar y precisar los informes y por ende supervisar de manera adecuada la gestión del proyecto
  • Incrementa a capacidad de respuesta de los equipos ya que al conocer todas sus tareas y estado permite atender con eficacia los imprevistos, ofreciéndonos flexibilidad a la hora de ingresar nuevas tareas.
  • Aplicar el método Kanban en una organización ayuda a mejorar sus procesos, evidenciando cuellos de botella y tiempos muertos, los dos principales problemas más importantes en la gestión de proyectos

Actualmente se cuenta con herramientas incluso gratuitas como Trello que permite a creación de tableros visuales y compartirlos con todos los miembros del equipo, lo importante es que esta metodología puede combinarse con otras metodologías agiles e incluso tradicionales que se utilizan en la gestión de proyectos.

Por: Hugo Polania Forero-Jefe Comercial y de Mercadeo Conectamos Financiera